Uraganas Katrina. Uraganas Rita. Uraganas Wilma. Vos prieš kelis mėnesius šios audros pakeitė milijonų žmonių gyvenimus. Net jei nedirbote tų audrų paveiktose vietovėse, galbūt siuntėte produkciją į Persijos įlankos regiono įmones arba gavote iš jų. Manote, kad šios stichinės nelaimės jūsų nepaveikė?
Dabar padauginkite šią mintį tūkstantį kartų ir suprasite, kodėl būtina turėti parengtą nelaimės planą, jei gimtajame mieste susidurtumėte su panašia krize.
Kaip galite planuoti krizę ar nelaimę, kai jos dažniausiai ištinka netikėtai? Kaip lengva numatyti tai, ko nesate patyrę? Tai yra dvi priežastys, dėl kurių savininkai ir vadovai gali jaustis paralyžiuoti, kai susiduria su planavimu krizei. Kai kam gali atrodyti svetima net bandyti įsivaizduoti, ką daryti, ar užrašyti ant popieriaus, todėl lengviau atidėti kitai dienai.
Avarinis planavimas
Bet pažvelkime į tai kitaip, galbūt mažesniais gabalėliais, kad galėtumėte apginti galimybes. Vienas iš pirmųjų dalykų, kurį reikia padaryti, yra paskirti šį darbą vienam asmeniui – tai gali būti jūs ar kas nors kitas – ir suformuoti nedidelę komandą, kuri paremtų pastangas. Vienas vadovas padarys tai veiksmingesniu ir efektyvesniu procesu.
Taigi, ką pirmiausia galite padaryti planuodami krizę? Padaryk sąrašą. Paprastas „kas būtų, jei“ sąrašas yra puiki vieta pradėti. Pagalvokite apie Merfio dėsnį: „Jei kas gali suklysti, taip ir nutiks“. Kad ir kaip keistai tai skambėtų, užsirašykite viską, kas gali būti taikoma jūsų verslui – nuo aplinkos nelaimių, tokių kaip žemės drebėjimai, potvyniai ar uraganai, iki produkto atšaukimo. Šis sąrašas turėtų apimti viską, dėl ko gali sutrikti įprastas verslo ciklas.
Ar manote, kad Pietų Floridos procesoriai 2005 m. planavo kelis uraganus? Kai dabar kalbu su kai kuriais žmonėmis apačioje, jie net negali tiksliai pasakyti uraganų pavadinimų arba nesugeba pasakyti, kurie uraganai sukėlė kokią žalą. Galiu lažintis, kad dauguma Pietų Floridos įmonių dabar turi uraganų nelaimių planą, į kurį įtraukiami tokie dalykai kaip alternatyvūs energijos šaltiniai, produktų nukreipimo planai ir komunikacijos sąrašai (tiek klientams, tiek įmonės personalui).
Verslo atkūrimo planas
Kai turėsite sąrašą „kas būtų, jei būtų“, apsidairykite ir išanalizuokite svarbiausias savo verslo paslaugas ir funkcijas – tas, kurios atveria duris. Kai kurie dalykai, kurie ateina į galvą, yra darbuotojai, pinigų srautai, įranga, su kuria reikia dirbti, telefonai ir kompiuteriai bei klientų aptarnavimas. Tai yra svarbiausios funkcijos, kurios bus labai svarbios norint kuo greičiau pradėti veikti po nelaimės.
Tada paimkite šį naują sąrašą ir suskirstykite elementus į tris ar keturias pagrindines kategorijas, kuriose yra viskas, kas panašu, pvz., „Finansiniai“, „Ryšiai“, „Operacijos“ ir „Žmonės“. Dabar galite pradėti žiūrėti, kaip atrodys jūsų planas – pageidautina prieš prasidedant krizei be jokio įspėjimo. Galite nustatyti vieną asmenį, atsakingą už kiekvieną pagrindinę kategoriją, ir paprašyti „komandos“ skirti šiek tiek laiko ištirti ir parašyti planą, kaip elgtis su savo kategorija krizės metu.
Pirmasis plano etapas susijęs su avarine nelaime. Tai vartotojo vadovas, kaip išsaugoti organizaciją tiesioginės nelaimės metu. Kad planas būtų naudingas, jis turi būti sukurtas prieš įvykstant pertraukimui. Kitas plano etapas, „atkūrimas“, skirtas išlaikyti finansavimą, paslaugų teikimą ir klientų aptarnavimą, kad verslas judėtų į priekį pasibaigus nelaimei. Paskutinis „verslo tęstinumo“ etapas turi būti suplanuotas taip, kad grįžtų į tą tašką, kuriame įmonė veikė prieš nelaimę.
Organizacinis planas
Kai kurios sritys, kurioms reikia išsamesnio planavimo, apima informacijos, pvz., darbuotojų, draudimo ir finansinių įrašų, saugojimą; kompiuterių aparatinė įranga, programinė įranga ir duomenys; ir statybvietės žemėlapį bei komunalinių paslaugų specifikacijas. Tvarkykite šiuos svarbius duomenis taip, kad būtų kelios kopijos, o rinkinys būtų saugomas kitoje vietoje, jei pagrindinis biuras būtų sunaikintas.
Dar platesnė planavimo fazė apima rizikos analizę ir poveikio verslui analizę. Šie planai yra specializuoti ir gali paruošti jūsų įmonę išvengti finansinių nuostolių. Yra daug svetainių, kuriose yra patikimų planavimo įrankių, kurie gali padėti visuose šio planavimo proceso etapuose, tačiau pradėti yra šios svetainės:
• www.redcross.org Amerikos Raudonasis Kryžius turi geros informacijos verslui.
• Verslo ir namų saugos institutas teikia planavimo priemones savo svetainėje www.ibhs.org/business_protection.
• Ligų kontrolės ir prevencijos centrai turi išsamų svarbių svetainių sąrašą adresu www.cdc.gov/niosh/topics/prepared/.
•Federalinė vyriausybė turi pasirengimo svetainę www.ready.gov.
Suskaidžius planavimo užduotį į mažas dalis ir suburus komandą, kuri dirbs su planu, tai bus patogesnis procesas. Amerikos Raudonasis kryžius praneša, kad net 40 procentų mažų įmonių neatsidaro po nelaimės, tokios kaip potvynis, tornadas ar žemės drebėjimas. Neleiskite savo verslui nukentėti, nes neturėjote laiko sudaryti plano.
EGA yra konsultacinė įmonė, kurios specializacija yra padėti produkcijos pramonei rengiant trečiųjų šalių maisto saugos auditą, kuriant naujausius produktus, tiriant rinką, kuriant rinkodaros strategijas ir reklamos planus. Norėdami gauti daugiau informacijos, skambinkite (616) 784-2728 arba apsilankykite www.edithgarrett.com.